İpotek alacaklısı ile ipotek borçlusu (hava aracı sahibi) arasında yapılmış olan ipotek sözleşmesinin Türk Sivil Hava Aracı Siciline tescili ve üçüncü kişiler açısından da hüküm ifade edebilmesi için aşağıdaki belgeler ile Genel Müdürlüğümüze başvurulması gerekmektedir.

• Noter onaylı ipotek sözleşmesi 
• Genel Müdürlüğümüz hizmet tarifesinde yer alan İpotek Tescil Bedelinin yatırıldığına dair dekont
• Hava aracının sahibi ile işleticisinin farklı olması durumunda işletici tarafından tescile muvafakat edildiğine dair yazılı beyan (beyanda imzası bulunanlar bu hususta imza atmaya yetkili olduğunu belgelendirmelidir)
• İpoteğin tescili talebini içeren Genel Müdürlüğümüze hitaben yazılmış bir üst yazı (üst yazıda imzası bulunanlar bu hususta imza atmaya yetkili olduğunu belgelendirmelidir)

Söz konusu başvuru evrakların elden teslimi suretiyle yapılabileceği gibi, evrakların Genel Müdürlüğümüze posta yoluyla gönderilmesi suretiyle de yapılabilir. Ayrıca işlemlerin temsilci vasıtasıyla yapılması durumunda temsilci de işlemleri yapma yetkisini gösterir belgeleri sunmakla yükümlüdür. Vekâletin yurtdışından verilmesi durumunda “apostil şerhi” taşıması gerekmektedir.