Özel Kalem

Makamın kurum içi/kurum dışı görüşme ve randevularını düzenleyerek iletişimini sağlamak.
Makama gelen ve giden her türlü dokümanın kontrolünü sağlamak, ilgili birime ulaştırılmasını sağlamak,
Makamın yapacağı toplantıları ve programları organize etmek, gerekli hazırlıkları yapmak; uygulamada istikrar ve tutarlılığı sağlamak için ilgili olan diğer birimlerle koordineli çalışmak,
Birimlerle, makam arasındaki koordinasyonu sağlamak,
Basın ve Halka İlişkiler Biriminin faaliyetlerini koordine etmek,
Organizasyon İşlemleri Biriminin faaliyetlerini koordine etmek,

Basın ve Halkla İlişkiler Birimi

Kurum/kuruluş için hazırlanan yazılı ve görsel çalışmaların (afiş, broşür, konuşma metni, dergi, kitap vb.) kontrolünü sağlamak,
Ulusal/yerel yazılı ve görsel basını günlük olarak incelemek ve üst yönetimle paylaşmak,
Kurum/kuruluşun basın ve dijital medya ile ilgili faaliyetlerini planlamak, yürütülmesini sağlamak,
Aylık basın bültenini hazırlamak,
Kurum/kuruluşun basın ilişkilerini yürütmek, basın mensuplarının bilgi, belge ve röportaj isteklerine cevap vermek,
Kurum/kuruluşun faaliyetlerinin takibi esnasında haber değeri olan konular ile ilgili haber oluşturmak,
Kurum/kuruluş adına çekilen fotoğraf ve videoları arşivlemek,
Kurum/kuruluşun dijital medya içeriklerinin kontrolünü sağlamak,
Kurum/kuruluş adına yapılan basılı ve dijital işlerin metnini hazırlamak,
Makamın konuşma metinlerini hazırlamak,
Kurum/kuruluşun sosyal medya hesaplarının yönetimini sağlamak,
CİMER sistemi üzerinden kurum/kuruluşa gönderilen başvuruların incelenerek ilgili birime yönlendirmek,
Makamın ziyaret, davet, karşılama ve uğurlama gibi hizmetlerini sağlamak, diğer kurum/kuruluşlar ile koordinasyonu sağlamak, katılım sağlanacak toplantılarda salon, masa ve oturma düzenlerini planlamak ve protokoldeki yerini belirlemek.

Organizasyon İşlemleri Birimi

Kurum/kuruluşun organizasyonlarını planlamak ve takip etmek,
Toplantı öncesi hazırlıkları yapmak,
Organizasyon checklistleri oluşturmak, zaman çizelgesi ve öncelikleri belirlemek,
Organizasyonlarda görev alacak personelleri belirlemek ve görev dağılımını yapmak,
Organizasyonun tedarikçi ilişkilerini yönetmek, bütçe belirlemek ve etkinliğin tanıtım faaliyetlerini planlanmak,